Scrisoarea de intenție, întâlnită și sub numele de scrisoare de motivație, are rolul de a introduce CV-ul unui potențial angajator, de a-l atrage să citească mai multe despre tine. Cheia acestei “scrisori” este să acoperi abilitățile tale, experiența anterioară și cerințele pentru job (cum te pliezi pe ele) într-o singură pagină. Pentru a convinge potențialul angajator să își dorească să afle mai multe despre tine este important să acorzi atenție fiecărui aspect al scrisorii de intenție.
Tipuri de scrisori de intenție
Scrisoare de intenție, pas cu pas
Sfaturi pentru o scrisoare de intenție remarcabilă
Model de scrisoare de intenție
Tipuri de scrisori de intenție
Scrisoarea de intenție completează CV-ul și trebuie să îl convingă pe angajator să te cheme la interviu. Dacă un CV conține detalii legate de experiența ta anterioară, studii și aptitudini, scrisoarea de intenție ar trebui să reflecte faptul că ești persoana potrivită pentru jobul urmarit.
Aceasta trebuie să atragă atenția de la primele rânduri, pentru ca specialistul în resurse umane să continue să citească. Paragrafele ulterioare trebuie să argumenteze de ce ești persoana potrivită pentru ca finalul să îl convingă să te cheme la interviu. În funcție de motivație și de destinație, scrisoare de intenție poate fi de mai multe tipuri:
- scrisoare de intenție care răspunde la un anunț al unei companii care este în căutare de angajați
- scrisoare de intenție adresată unei companii de recrutare care intermediază angajatori și candidați
- scrisoare de intenție adresată unei instituții de învățământ pentru înscrierea la o bursă
- scrisoare de intenție pentru candidaturi spontane
Scrisoare de intenție, pas cu pas
Scrisoare de intenție are o structură standard, de la care te poți abata doar foarte rar (de exemplu, dacă aplici pentru un job la o agenție de publicitate în care se cere să fii creativ). Mai jos sunt câteva lucruri cărora trebuie să le acorzi atenție pentru a impresiona specialiștii HR.
Ce trebuie să exprime?
Ideea care stă la baza scrisorii de intenție este să explici de ce și cum te pliezi pe jobul respectiv, oferind argumente cu exemple din joburile anterioare (de tipul “am crescut vânzările X cu Y% în Z săptămâni”).
Încheierea trebuie să includă o rugăminte de a fi contactat pentru mai multe detalii sau pentru a demonstra abilitățile citate în paragrafele anterioare.
Care este scopul scrisorii de intenție?
Prin informațiile conținute, scrisoarea de intenție are trei obiective, să atragă atenția, să convingă (prin argumente) că te pliezi pe nevoile companiei și să ajute la evoluția firească pentru citirea CV-ului și stabilirea unui interviu.
- Să atragă atenția – specialistul HR poate avea alte câteva zeci de scrisori de intenție pentru același job. Cuvintele tale trebuie să atragă atenția în așa măsură încât să convingă acea persoană să vrea să o citească. Pentru a face acest lucru, este important, chiar de la început, să pornești cu dreptul. Dacă ai cum să afli acest lucru, adresează scrisoarea de intenție direct persoanei care o va citi (caută informații pe site-ul companiei, pe LinkedIn sau pe pagina oficială de Facebook a firmei). O altă modalitate de a atrage atenția este să precizezi din primul paragraf o trăsătură (care este și relevantă pentru poziția pentru care aplici) care te departajează de ceilalți aplicanți.
- Să convingă că te pliezi pe nevoile companiei – odată atenția câștigată, pasul următor este să îți pliezi abilitățile dobândite pe nevoile companiei. Folosește argumente și exemple pentru a convinge că ești persoana potrivită și că nu ar mai trebui să citească și alte scrisori de intenție.
- Să conducă la citirea CV-ului și stabilirea unui interviu – în fine, scopul final al scrisorii de intenție este să te ajute să devii parte a companiei. Asigură-te că ai menționat o modalitate de contact și exprimă-ți dorința de a fi contactată în ultimul paragraf.
Cum este structurată o scrisoare de intenție?
Scrisoarea de intenție ar trebui să aibă o lungime cuprinsă între jumătate de pagină și o pagină și să includă următoarele informații:
- Datele tale de contact – prenume, nume, adresă, număr de telefon, adresă de email, cont de LinkedIn (opțional), cont de Facebook sau Twitter (opțional), cont pentru alte rețele sociale (de exemplu, 500px pentru fotografi sau Dribble pentru ilustratori și designeri grafici). Aceste informații trebuie plasate în stânga sus dacă trimiți scrisoarea în format fizic sau la final, dacă o trimiți pe email.
- Numele și funcția persoanei de contact de la firmă – aceste informații apar în formula de adresare de la începutul scrisorii de intenție.
- Numele și adresa companiei – informațiile apar (în colțul din dreapta sus) mai ales în cazul scrisorii de intenție în format fizic. În cazul scrisorilor de intenție trimise pe email, aceste informații sunt, de cele mai multe ori, omise.
- Data – la fel ca datele despre companie, și data apare menționată mai ales în cazul scrisorilor de intenție în format fizic. În acest caz, ea trebuie plasată în colțul din dreapta sus.
- Formula de adresare
- Primul paragraf – ar trebui să includă motivul pentru care aplici pentru job. Dacă este vorba de o aplicație spontană, este recomandat să explici persoanei care se ocupă de recrutări ce poziție vizezi în companie sau în care departament îți dorești să lucrezi.
- Al doilea paragraf – include o argumentare prin care să convingi cititorul că aptitudinile tale se pliază pe jobul vacant. Dacă ai experiență de câțiva ani, poți prezenta câteva rezultate care să te prezinte într-o lumină bună.
- Al treilea paragraf – acesta ar trebui să fie și ultimul. În general, trebuie să facă referire la CV și la disponibilitatea de a merge la un interviu pentru a oferi mai multe detalii despre informațiile prezentate în CV și în ade intenție. Dacă este cazul (în funcție de compania la care aplici) poți prezenta recomandările unor foști angajatori (dacă aceste informații sunt relevante și îți oferă un avantaj).
- Formula de încheiere – în funcție de stilul scrisorii de intenție (și de compania căreia îi este adresată), formula de încheiere trebuie să aibă un stil neutru, profesionist. Poți folosi formulări precum “Cu stimă/respect/sinceritate” etc
- Semnătura – apare la finalul scrisorii și conține pe lângă prenume și nume și datele de contact (atunci când este trimisă prin email). În cazul scrisorilor de intenție în format fizic, este recomandat ca după prenume și nume să semnezi de mână.
Sursă foto: Pexels
Este foarte important să eviți câteva lucruri atunci când scrii o scrisoare de intenție. Astfel, indiferent de experiența anterioară și de rezultatele strălucite, unele aspecte ale unei scrisori de intenție pot crea o părere greșită unui specialist HR. Mai jos sunt câteva dintre aceste:
- Acordă atenție greșelilor de scriere/gramatică/logică/coerență – dacă ți se pare că totul este corect, roagă un prieten să arunce un ochi. El va observa anomaliile mult mai ușor. Dacă folosești acronime sau nume de companii (de exemplu, foste locuri de muncă) asigură-te că ai scris numele corect. Aceste detalii atunci când sunt scrise greșit pot elimina circa 90% dintre candidații pentru un post.
- Evită să rescrii mot-à-mot CV-ul – scrisoarea de intenție trebuie să conțină cele mai relevante informații despre tine, dar care să aibă legătură cu postul pentru care aplici; nu trebuie să fie o rescriere a CV-ului.
- Limitează folosirea verbelor la persoana I singular – amintește-și că firma caută un om pentru a-și acoperi un gol, nu este neapărat interesată de aptitudinile tale, decât atunci când au legătură cu ceea ce caută. Personajul principal trebuie să fie compania și cum se poate bucura de abilitățile tale.
- Nu menționa alte aplicații – nu te plânge în scrisoare de intenție că ai mai aplicat în trei locuri dar că nu ai fost sunat încă. Scrisoare de intenție trebuie să îi spună potențialului angajator că ești interesat de acel job și nu ca te mulțumești cu orice altceva.
Sfaturi pentru o scrisoare de intenție remarcabilă
Principalul obiectiv al scrisorii de intenție este să convingi că ești persoana potrivită pentru jobul anunțat și că meriti să fii chemat la un interviu. Avem in continuare câteva sfaturi pentru redactarea unei scrisori de intenție convingătoare care să te ajute să obții un interviu:
- Nu depăși o pagină – experții în recrutare cred că este important să fii concis. În unele cazuri, specialistul HR are doar câteva secunde să se uite peste scrisoare ta, motiv pentru care este important nu doar să nu scrii romane, ci și să atragi atenția de la primele rânduri.
- Documentează-te despre companie și citește cu atenție care sunt cerințele jobului – ceea ce scrii în cele trei paragrafe trebuie să scoată în evidență că ai experiență, că ai obținut rezultate importante (în joburile anterioare) și că menționezi reușitele tale în corelație cu cerințele jobului.
- Focusează-te mai mult pe ceea ce poți oferi, decât pe cine/ceea ce ești – de exemplu, “Specializarea mea în antropologie mă poate ajuta să înțeleg mai bine felul în care produsele companiei sunt văzute de cumpărători” sună mai bine decât “Sunt licențiat în antropologie în cadrul Universității București”.
- Fii optimist – demonstrează entuziasm față de companie și de industria în care lucrezi. De exemplu, poți folosi o formulă de timpul “Cel mai mândru că lucrez în domeniu X am fost atunci când…”.
- Arată că înțelegi valorile companiei – caută informații online, pe site-ul firmei, pe pagina de LinkedIn/Twitter/Facebook, caută interviuri cu angajați ai companiei etc. Aptitudinile tale modelate pe valorile companiei vor atrage cu siguranță atenția angajatorului și îți vor oferi credibilitate.
- Alege un font clasic (Times New Roman sau Arial) și apelează la opțiunea “Justify”. Evită folosirea culorilor, a sublinierilor, a scrierii cursive, îngroșate etc. Acestea atrag atenția, însă intră în categoria “așa nu”. Lasă un spațiu liber între paragrafe, aspectul scrisorii de intenție trebuie să fie unul aerisit.
- Fii sincer atunci când vorbești despre propriile realizări, dar nu folosi cuvinte pompoase și clișee.
- Nu menționa ce salariu îți dorești, decât dacă firma cere expres acest lucru.
- Dacă trimiți scrisoare de intenție în format fizic, evită hârtia colorată și mergi pe varianta clasică.
- Adaptează scrisoare de intenție la jobul pentru care aplici – chiar dacă aplici pe același post la mai multe companii, nu ar trebui să folosești fix același text. Personalizează scrisoare de intenție în funcție de cerințele companiei (extrase din anunț).
Model de scrisoare de intenție
Fiecare scrisoare de intenție este unică deși structura se menține, cu foarte puține excepții (de exemplu, dacă se cere în anunț ca scrisoare de intenție să fie “creativă” sau “inovativă”), la fel. Mai jos este un model de scrisoare de intenție.
Prenume Nume
Adresă
Nr. telefon
Domnului/Doamnei Prenume Nume angajator/HR, funcția
Sc. Compania X SRL
Domnule/Doamna + (numele persoanei),
Vă scriu pentru a aplica pe poziția de Social Media Manager pentru Compania X în urma anunțului postat pe joburifaine.ro Am trei ani de experiență ca Social Media Assistant și cred că sunt pregătit să avansez în poziția de manager.
În anunțul postat de dumneavoastră, menționați că vă doriți un Social Media Manager care înțelege cum funcționează internetul și trendurile din rețelele sociale. Una dintre cerințele jobului meu anterior a fost să cresc numărul de followeri pe Instagram. În mai puțin de șase luni am crescut acest număr cu peste 50% și rata de engagement cu 400%.
V-am atașat CV-ul pentru a putea afla mai multe despre traseul meu educațional dar și o trecere în revistă a experienței profesionale. Vă mulțumesc mult pentru timpul acordat.
Pentru orice fel de clarificare sau pentru stabilirea unui interviu mă puteți găsi pe email sau la nr de telefon 444 4444444.
Cu respect,
Ștefana Ștefănescu
În cazul unor joburi mult mai formale s-ar putea să fie nevoie de o scrisoare de intenție în format Europass (poți modifica din stânga sus limba de conversație a scrisorii de intenție). Aceasta include toate câmpurile menționate ceva mai sus (tot ceea ce ai de făcut este să completezi spațiile libere și să apeși butonul “save”). Acest tip de scrisoare de intenție precum și CV-ul aferent au un format standardizat menit a încuraja mobilitatea europeană a forței de muncă.
Procesul de aplicare pentru un job nu este unul ușor, însă acordând atenție scrisorii de intenție, prima impresie în cadrul companiei va fi una memorabilă, reușita ta putând fi la un interviu distanță.
Sursa foto: Pexels
